Programma

De inhoud van het programma bedenken is nog maar de helft van het werk. Er moet ook veel gebeuren om te zorgen dat het programma uitgevoerd kan worden.

“We hebben gemerkt dat het een heel verschil is of je alleen hoeft na te denken over de invulling van het programma of dat je zelf als nabestaanden ook alles moet regelen en organiseren. Daar komt dan toch heel wat bij kijken. Ook allerlei zaken waarmee je nog nooit te maken hebt gehad, vaak ook geen verstand van hebt. Iets bedenken is één ding, het  uitvoeren is echt iets anders. We hadden bedacht dat we lichtjes wilden ontsteken, als een soort sterrenhemel. Maar het plafond was zo hoog dat het effect verloren ging. Achteraf was het zonde van de tijd en het geld. Het is belangrijk dat er dan mensen zijn die je kunnen adviseren over wat realistisch en uitvoerbaar is."

Een programma maken betekent nadenken over de inhoud, maar ook over de technische, organisatorische en financiële consequenties.

Het herdenkingsprogramma bedenken en organiseren

Het bedenken van het programma kan met elkaar worden gedaan. Waar mogelijk kan de doelgroep gevraagd worden om ideeën in te brengen. De coördinator communicatie heeft bij het uitzetten van dergelijke vragen een belangrijke rol.

Bij het samenstellen van het programma komt het er op aan om het verhaal, dat wat je mensen mee wilt geven, binnen de randvoorwaarden van de opdracht te vertalen in concrete programmaonderdelen. Wie gaan waarover spreken en in welke vorm? Welke musici kunnen welk onderdeel van het verhaal het beste vertolken? Worden er beelden gebruikt, waar staan die beelden voor en waar komen beelden vandaan? Wat kost het om een filmpje te laten maken of muziek te arrangeren? Voor welk ritueel wordt gekozen? Moet er een ceremoniemeester zijn, wat wordt dan zijn of haar rol en wie zou dat dan het beste kunnen doen? Hoe belangrijk is het dat mensen uit de doelgroep zelf een bijdrage leveren aan de verschillende programma onderdelen? Wat als er geen ideeën of suggesties uit de groep komen? Hoe lang mogen de onderdelen zijn? Hoe vertellen de verschillende onderdelen met elkaar het verhaal, welke volgorde is dan het beste?

Hoe concreter de ideeën over de inhoud van het programma, hoe makkelijker het is om te bedenken wat er nodig is om het te organiseren. Hoe groot moet het podium zijn voor de verschillende onderdelen? Moet alles vanaf een podium of kunnen er ook bijdragen vanuit de zaal komen? Hoe moeten de mensen zitten in de zaal zodat iedereen het kan zien en van dichtbij mee kan maken? Zijn er veiligheidsvoorschriften die van invloed zijn op de zaalindeling? Waar moeten de mensen zitten die een rol hebben op het podium, hoe komen ze op? Waar zijn de plekken voor de rolstoelen? Zijn er financiële afspraken gemaakt met sprekers en musici en zijn alle rechten geregeld?

Alle dingen die zo bedacht worden, moeten ook technisch haalbaar zijn binnen het budget. Zijn er extra schermen en camera’s nodig zodat sprekers, filmpjes, foto’s, namen en muziek voor iedereen overal in de zaal goed te zien zijn? Kan de zaal voldoende verduisterd worden? Of andersom – is de zaal niet te donker? Hoe kan er sfeer gecreëerd worden?

“Uiteindelijk hebben we gekozen voor een ronde opstelling omdat we graag de betrokkenheid van de aanwezigen zo groot mogelijk wilden maken en iedereen het gevoel wilden geven dat hij of zij even belangrijk was als de ander. Ook het podium was in de cirkel opgenomen. En de hoge gasten zaten gewoon tussen de mensen in. In het midden stonden bloemen en kaarsen, gelijk aan het aantal slachtoffers dat we herdachten. De keuze voor deze opstelling sloot goed aan bij wat we mensen mee wilden geven. Organisatorisch, technisch en financieel was het wel een hele grote uitdaging”.

Samenwerking met professionals

Om het verhaal optimaal neer te zetten moet maximale afstemming plaatsvinden tussen de inhoudelijke, de organisatorische en de technische uitwerking. Dat vraagt ook om professionele kennis en ervaring, die veelal niet bij een vrijwilligersorganisatie aanwezig is. Het is bijvoorbeeld belangrijk om naast de techniek ook iemand voor de regie in te huren; een professional die samen met de techniek en de ceremoniemeester zorgt voor een goede uitvoering van het programma.

Het is het overwegen waard om voor het maken van het programma de hulp in te schakelen van iemand voor wie dit dagelijks werk is, zoals een creatief en/of een producent. Daar staan natuurlijk kosten tegenover. Maar het kan ook kostenbesparend zijn. Als expert met een adequaat netwerk kan een producent snel en efficiënt werken (dat scheelt tijd en inzet), ze kennen de markt en de prijzen (wat is waar te huur tegen welke prijs) en ze overzien de (on)mogelijkheden en risico’s (technische en financiële consequenties van ideeën) en ze weten welke rechten en verzekeringen geregeld moeten worden. Producenten zijn ook gewend om samen te werken met radio en televisie en weten wat die nodig hebben in welke kwaliteit.

Praktisch

Hier staan diverse instrumenten die behulpzaam kunnen zijn bij de uitwerking en uitvoering. Een checklist is nooit volledig maar afhankelijk van de omstandigheden en locatiekeuze.

Instrument/tool Toelichting

Takenoverzicht coördinatoren

Hoewel er meerdere mensen bezig kunnen zijn het regelen van sprekers en musici, is het handig om al vroeg één coördinator aan te wijzen, die het overzicht houdt en de line-up bijwerkt. De taken van die coördinator staan hierin genoemd.

Taken namen lezen

Als er veel namen gelezen moeten worden, is het verstandig om hier een aparte coördinator voor aan te wijzen. Waarom en wanneer dat nodig is en wat er dan afgestemd moet worden, staat in dit document.

Aandachtspunten programmaonderdelen

Hierin zijn verschillende soorten programmaonderdelen op een rij gezet en de afwegingen die daarbij gemaakt kunnen worden, zowel op inhoudelijk als organisatorisch en technisch vlak.

Format en tips line-up

Een line-up geeft een overzicht van de volgorde, duur, de aard en de technische eisen per programmaonderdeel. Dit document geeft tips en een voorbeeld om een line-up te kunnen maken.

Format volgorde namenlezers

Dit document biedt tips voor het opstellen van een goede volgorde om de namen te lezen en een structuur om in te werken

Formulier afspraken deelnemers programma

Dit document is te gebruiken voor het maken en bewaken van de afspraken met alle mensen en groepen die een bijdrage leveren aan het programma (sprekers, musici etc.). Het zorgt voor eenduidige afspraken. Deze informatie is ook nodig voor de line-up, de techniek, de catering, etc. In één keer alle benodigde informatie vragen, voorkomt extra werk.

Format contactgegevens namenlezers

Dit document is te gebruiken voor het maken en bewaken van afspraken met de namenlezers.

Afspraken locatie

Alle coördinatoren moeten voor hun onderdeel afspraken maken met de locatie. Deze lijst biedt een overzicht voor alle afspraken die gemaakt moeten worden per onderdeel.