Ontmoeting

Het elkaar weer zien en spreken, is misschien wel het belangrijkste van die dag.

“In het begin zie en spreek je elkaar als getroffenen of nabestaanden nog wel op informatie- en lotgenotenbijeenkomsten. Maar na verloop van tijd zijn er minder van die bijeenkomsten en is de herdenking eigenlijk hét moment om elkaar weer te zien. Je bent lotgenoten, je snapt elkaar. Het verdriet, het verlies en de pijn zullen nooit verdwijnen. Maar je leert er mee om te gaan, het een plek te geven. Als lotgenoten begrijp je elkaar ook zonder woorden. Elkaar weer zien en spreken op zo’n herdenking is voor mij minstens zo belangrijk als het programma.”

Juist omdat het elkaar ontmoeten zo belangrijk is, vergen sfeer, inrichting en catering apart aandacht.

Gastvrij en verbindend

Wat maakt dat je je ergens welkom voelt? Dat kan in kleine dingen zitten, zoals begroet worden bij binnenkomst, niet te lang in de rij moeten staan bij de ingang of bij de koffie, een plek in de ruimte vinden waar je je prettig voelt, of al snel ‘vertrouwde gezichten’ om je heen zien. Aandacht voor die dingen is belangrijk bij een ‘gewoon’ evenement zoals een congres of borrel, maar zeker bij de ontmoeting van lotgenoten voor en/of na het herdenkingsprogramma. Mensen komen niet als anonieme toehoorder, maar zijn deelnemer in het gebeuren, ieder met zijn eigen verhaal en emoties. Dat kan mensen extra gevoelig maken voor aandacht, of voor stress wanneer aandacht ontbreekt. In de gesprekken met de mensen van een locatie is het goed om dit te benoemen. Het is belangrijk dat zij ook beseffen dat het op sommige punten net even anders kan zijn dan ze gewend zijn:

In de praktijk blijkt dat sommige mensen (heel) vroeg komen. Ze willen stress voorkomen en geen enkel risico lopen om te laat te zijn. Om hen het gevoel te geven dat ze welkom zijn, moet dus alles ruim van tevoren klaar zijn en moeten de medewerkers aanwezig en gebrieft zijn. Maar ook ‘laatkomers’ moeten opgevangen worden.

Een ander voorbeeld is dat het bij een borrel of receptie gebruikelijk is om een zaal in te richten met voornamelijk statafels en loopruimte. Na een herdenking gaat het de meeste mensen er juist niet om nog zo veel mogelijk anderen te spreken. Zij zitten liever in groepjes bij elkaar. Dat vraagt dus om een andere inrichting van de zaal.

In de opdracht is vastgesteld wie tot de doelgroep van de herdenking behoren. Wat betekent dat voor de ontvangst en ontmoeting? Zijn er mensen die vanuit hun functie uitgenodigd zijn bij de ceremonie? Stellen mensen het op prijs hen te ontmoeten en hebben ze daar een rol? Wie begeleidt hen? Diezelfde vraag geldt ook voor de ‘externe’ sprekers, musici en pers. Zijn zij na afloop van het programma ook uitgenodigd? Ten aanzien van persaanwezigheid is afstemming met de coördinator communicatie nodig.

Praktisch

Instrument/tool Toelichting
Taakomschrijving coördinatoren Het coördineren van de organisatie van de ontvangst en ontmoeting moet met aandacht gebeuren. Als alles op één locatie plaatsvindt, kan deze taak kan goed gecombineerd worden met het coördineren van de locatie. In deze taakomschrijving is uitgegaan van een combinatie van taken.
Checklist locatie Deze checklist is voor de coördinator een hulpmiddel om de verschillende afspraken met de locatie op een rij te zetten.
Overzicht aandachtspunten ontmoeting Aandachtspunten op het gebied van inrichting en aankleding van de ontmoetingsruimte, catering en ontmoeting met functioneel genodigden, zijn in dit document bij elkaar gebracht.