Locatie

Locaties hebben verschillende opties te bieden als het gaat om inrichting, aankleding en personele ondersteuning. Duidelijke keuzes en heldere afspraken zijn dus van belang. Ga na wat nodig is en wat binnen het budget geleverd kan worden.

“De locatieverhuurder wist in het begin niet goed waar hij aan toe was. Iedereen van ons belde met andere en soms tegenstrijdige vragen en verzoeken. We wisten eerst eigenlijk niet goed wat we wilden, wat we nodig hadden en ook niet wat de mogelijkheden waren. We overzagen de financiële en organisatorische consequenties van bepaalde ideeën niet. Mij hielp het om maar gewoon de route te lopen zoals de mensen dat op de dag zelf ook doen. Je komt binnen – wat en wie zie je dan, waar moet je heen, wat kom je dan tegen en wat wil je weten? Als je dat doet samen met iemand van de locatie, merk je vanzelf welke faciliteiten er nodig zijn. In eerste instantie was het idee dat iedereen een uitnodiging op naam zou ontvangen en zich bij binnenkomst moest registreren. Dat was de eerste keer zo gegaan toen de Koning erbij was. Die was er nu niet, dus waren die strenge veiligheidsvoorschriften ook niet nodig. Een lichte controle door de beveiligers was voldoende, we wilden tenslotte ook geen vreemde mensen binnen hebben. Maar dat heeft ons dus heel veel tijd, geld en werk bespaard.”

De ontvangst en logistiek in en om de locatie moeten goed geregeld zijn om iedereen in alle rust te kunnen ontvangen en op tijd te kunnen beginnen

Alles wat nodig is vóór en na het programma

De mogelijkheden en faciliteiten van een locatie hebben bij de locatiekeuze al een rol gespeeld. In de voorbereiding op de herdenking moeten hierover concrete afspraken gemaakt worden. Dit is het terrein van de coördinator locatie, een rol die bij een niet complexe organisatie goed te combineren is met die van coördinator ontmoeting. Alleen de afspraken met de locatie die direct betrekking hebben op het programma, worden gemaakt en bewaakt door de coördinator programma. De coördinatoren stemmen hierover onderling natuurlijk goed af en opereren als een team naar de locatieverhuurder.

Direct naar: Veiligheid - Aanrijroutes en parkeergelegenheid - Bereikbaarheid OV - Toegangscontrole en registratie - Rolstoelen - beveiliging en EHBO - Hosts Buitenlocatie - Verschillende locaties - Checklist

Veiligheid

In principe is een gemeente verantwoordelijkheid voor de veiligheid in de openbare ruimte. De eigenaar van een locatie moet zorgen voor de veiligheid op de locatie. Hij moet zich houden aan de voorschriften van brandweer en politie en beschikt over een vergunning waarin die voorschriften zijn opgenomen. Indien er extra veiligheidsvoorschriften gelden dan moet de organisatie daar zelf voor zorgdragen.

Aanrijroutes en parkeergelegenheid

Als er een grote toestroom van gasten wordt verwacht, er rekening gehouden moet worden met aparte aanrij routes voor bijzondere gasten, of als er veel pers wordt verwacht, dan is een apart overleg met de gemeente nodig om alles in goede banen te leiden. De locatiehouder weet wanneer er dergelijk extra overleg noodzakelijk is.
Overleg met de locatiehouder of, en zo ja welke, extra maatregelen nodig zijn in verband met de aanrijroutes, het afzetten van de weg en het parkeren. Wanneer er apart parkeerwachten of verkeersregelaars ingezet moeten worden, komen de kosten hiervan gewoonlijk voor de organisatie zelf.

Bereikbaarheid OV

Als de locatie per OV slecht bereikbaar is, is het een overweging om een pendelbus in te zetten vanaf het dichtstbijzijnde station. Behoefte hieraan kan geïnventariseerd worden in het aanmeldformulier.

Toegangscontrole en registratie

Zorg bij een besloten bijeenkomst waarbij het de bedoeling is dat niet zo maar iedereen binnen kan lopen altijd voor een vorm van controle bij de ingang. In principe is het genoeg als mensen een toegangskaart kunnen laten zien. Hiervoor kunnen medewerkers  van de locatie worden ingezet. Wel is het verstandig dat er een aanspreekpunt van de organisatie in de buurt is. Die kan waar nodig beslissingen nemen in geval van twijfel. De organisatie is eindverantwoordelijk.

Wanneer in verband met de aanwezigheid van bijzondere gasten speciale veiligheidsvoorschriften gelden, dan zal dit vooral consequenties hebben voor het aanmeldsysteem en de toegangscontrole. In dat geval  moeten de gegevens van de aanwezigen vooraf bekend zijn (al dan niet met BSN). Mensen ontvangen een kaart op naam die niet aan andere derden kan worden doorgegeven. Er kan verlangd worden dat iedereen bij binnenkomst wordt geregistreerd en gecontroleerd op identiteitspapieren. In dat geval is het belangrijk dat er voldoende registratie- en controlepunten zijn, zodat er geen lange rijen en wachttijden ontstaan.

Rolstoelen en slecht ter been

Houd rekening met rolstoelen en mensen die slecht ter been zijn. Zeker wanneer er sprake is van grote afstanden tussen parkeren, entree en zalen, is het raadzaam om voldoende rolstoelen in de buurt te hebben. Elke locatie heeft er minimaal één, mogelijk moeten er meer rolstoelen gehuurd worden.

Probeer zoveel mogelijk van te voren te inventariseren over hoeveel mensen het gaat.  Zorg voor voldoende mensen om hen te kunnen begeleiden. In de zaal zelf moeten voldoende rolstoelplaatsen gecreëerd worden. Verplaats mensen niet naar een gewone stoel, dat is niet verstandig indien er onverwacht ontruimd moet worden.

Beveiliging en EHBO

De locatiehouder zal over het algemeen mensen voor beveiliging en EHBO/Rode Kruis inhuren speciaal ten behoeve van de bijeenkomst. Overleg welke taken zij op zich kunnen nemen en welke taken niet.  Maak ook afspraken over hoe er gehandeld wordt wanneer er tijdens het programma iemand onwel mocht worden. In het uiterste geval kan dit betekenen dat het programma onderbroken moet worden. Dit vraagt een zorgvuldig samenspel van EHBO, regie en organisatie.

Hosts

Hoe groter de locatie is hoe meer mensen er nodig zijn om alles in goede banen te leiden en zorg te dragen voor een goede doorstroom. Het is verstandig om voldoende mensen achter de hand te hebben die de weg kunnen wijzen, maar ook kunnen zorgen dat mensen zich van de ene naar de ander ruimte verplaatsen en iedereen ook een stoel heeft.

Buitenlocatie

Wanneer een deel van de herdenking plaatsvindt bij een monument dat in de openbare ruimte staat, zullen voor de organisatie van de herdenking goede afspraken gemaakt moeten worden met de gemeente, politie en brandweer. Voor een herdenking op een buitenlocatie zal over het algemeen een evenementenvergunning moeten worden aangevraagd. Overleg hierover tijdig met de gemeente.
Op een buitenlocatie zijn over het algemeen weinig faciliteiten als stroom, water, toiletten, zitplaatsen aanwezig. In veel gevallen zullen er ook hekken geplaatst moeten worden om diverse ruimten af te bakenen. Het is verstandig om tijdig een producent in de arm te nemen die kan zorgen voor de inrichting, weet wat de mogelijkheden zijn en bekend is met de veiligheidsvoorschriften.

Verschillende locaties

Wanneer onderdelen van de herdenking op meerder locaties plaatsvinden bijvoorbeeld deels in een zaal en deels buiten bij een monument en beide niet in elkaars directe nabijheid liggen dan kan overwogen worden om een pendelbus in te zetten. Aandacht vraagt in dat geval de verkeersveiligheid rond de op- en uitstapplekken. 
Een verplaatsing kost over het algemeen veel extra tijd en aandacht en is een logistieke operatie op zich. Het is verstandig iemand aan te wijzen die zich hier apart mee bezighoudt. Ook is het belangrijk dat de mensen van de organisatie op beide plekken goed met elkaar kunnen communiceren om eventuele vertragingen te signaleren.

Praktisch

Instrument/tool   Toelichting
Checklist locatie Deze checklist is voor de coördinator een hulpmiddel om de verschillende afspraken met de locatie op een rij te zetten (tool staat ook onder ontmoeting en programma).