Communicatie

Tijdig, regelmatig en zorgvuldig communiceren met de direct betrokkenen is van cruciaal belang voor het vertrouwen en voor een grote betrokkenheid.

“Bij de communicatie gaat het in feite steeds om vooruit denken, vragen voor zijn en verwachtingen managen. Ik merkte dat steeds: zo lang je iedereen een stap voor blijft, houd je er grip op. Je moet vooruit denken omdat je bij anderen moet kunnen aangeven wanneer hun inbreng nodig is. Wij wilden een herdenking organiseren voor en door de nabestaanden. Dat betekent dat je hen op tijd om input vraagt en hen betrekt door regelmatig een update te geven van de voortgang. Dat vraagt ook om snel reageren op ideeën, aanmeldingen of vragen, je wilt niet dat mensen afhaken omdat ze geen antwoord krijgen. En richting de pers helpt het om de regie te houden als je zelf al tijdig en proactief met informatie en aanwijzingen komt.”

Communicatie heeft te maken met alle andere activiteiten. Dat maakt het sterk afhankelijk van een goede afstemming met de andere coördinatoren.

Plannen en uitvoeren

Communicatie loopt als een rode draad door alles wat voor de herdenking georganiseerd moet worden heen. De coördinator maakt daarom eerst een communicatieplanning die nauw samenhangt met de planning van de hele uitvoering. Voor veel dingen is de coördinator communicatie afhankelijk van de input en vragen van de andere coördinatoren. Daarom is het belangrijk om duidelijke deadlines te stellen: tot wanneer kunnen mensen ideeën aanleveren voor het programma? Wanneer moet het programma definitief zijn om de programmaboekjes te kunnen maken? Wanneer moeten teksten gereed zijn om er nog vertalingen van te kunnen maken? Wanneer zijn speeches aangeleverd zodat ze gecheckt kunnen worden op lengte en samenhang? Wanneer moet de locatieverhuurder voor het stoelenplan en de catering uiterlijk weten hoeveel mensen er komen en moet er dus een goed beeld zijn van het aantal aanmeldingen? Moeten er mensen worden uitgenodigd die vanwege hun functie betrokken zijn, en vóór wanneer moet dit gebeuren?

Direct naar: Huisstijl - Betrekken: voor en door betrokkenen - Uitnodigen en aanmeldsysteem - Functioneel genodigden - Persbeleid en -begeleiding - Praktisch

Huisstijl

Wordt gekozen voor een herkenbaar ontwerp voor de communicatie (logo’s, kleuren, lettertype)? Kan er worden voortgebouwd op iets dat al eerder is gebruikt? Als er nog iets ontworpen moet worden, kan dat iets zijn waar het thema in terug komt, of juist een vaste stijl die elke herdenking terugkomt. Het ontwerp kan terugkomen in de uitnodigingen en in het drukwerk, maar ook in de bewegwijzering.

Betrekken: voor en door betrokkenen

Vaak ontstaat na rampen een systeem van communiceren waarbij één contactpersoon aanspreekpunt is voor een hele familie. Voor het delen van informatie is dit toereikend, maar voor het uitnodigen en betrokken houden van alle familieleden, werkt direct contact prettiger. Daarom is het goed om een apart bestand te hebben (of via het aanmeldsysteem aan te leggen) met de directe contactgegevens van alle betrokkenen.

“Het systeem met contactpersonen maakt het uiteindelijk ondoorzichtig wie je allemaal bereikt en vooral wie je misschien mist omdat dingen niet worden doorgegeven. Bovendien gaan er soms dingen dubbel als mensen en rechtstreeks reageren én via de contactpersoon. Het is een hele organisatie als toegangskaarten via een contactpersoon toegestuurd moeten worden. Het is veel fijner en duidelijker om die kaart gewoon zelf rechtstreeks te krijgen.”

  • Op verschillende momenten en rond verschillende onderwerpen is het goed om de doelgroep te betrekken. Vooraf stilstaan bij wat van hen gevraagd moet worden, voorkomt dat er steeds verschillende uitvragen naar buiten gaan. Plan van te voren wie waarover benaderd moet worden.
  • Neem deelnemers van tevoren mee in het verhaal. Dat kan door expliciet al iets over het verhaal te vertellen, maar ook door de kernwoorden uit het verhaal terug te laten komen in de communicatie. Mensen komen dan met de juiste verwachtingen. Openheid over het programma draagt daar ook aan bij.
  • Als je om inbreng voor het programma vraagt, geef dan zo concreet mogelijk aan wat je zoekt. Als mensen de moeite nemen om een gedicht in te sturen en ze krijgen vervolgens te horen dat het niet in het thema past, dan is dat een teleurstelling die voorkomen had kunnen worden als er meteen bij stond rond welk thema het een gedicht moest zijn.

Uitnodigen en aanmeldsysteem

  • Moeten mensen zich aanmelden voor de herdenking of kan iedereen die dat wil gewoon binnenkomen? Is er sprake van specifieke veiligheidseisen vanuit de gemeente of een andere overheid?
  • Er zijn diverse goede aanmeldsystemen waarmee met een abonnement op maat online formulieren gemaakt en verstuurd kunnen worden (bijv. aanmelder.nl, formdesk.nl, surveytalent.com). Alle aanmeldingen zijn daarmee vervolgens te downloaden. Dit hoeft niet heel duur te zijn en scheelt veel tijd, frustratie en fouten ten opzichte van losse mails of een zelf gebouwd aanmeldsysteem.
  • Als deelnemers een toegangskaartontvangen, beslis dan van tevoren of dat per post of per mail zal gaan. Voor post is het uiteraard noodzakelijk om bij de aanmeldigen om de volledige adressen te vragen. Houd er rekening mee dat post niet altijd aankomt. Zorg eventueel dat extra kaarten gereed liggen bij de informatie balie.

Functioneel genodigden

In de opdracht is aangegeven of er behalve de direct betrokkenen ook mensen worden uitgenodigd die vanuit hun functie betrokken zijn. Mondeling zijn er misschien zelfs al afspraken gemaakt, maar er moet ook altijd een formele uitnodiging per brief, waarop een formele bevestiging volgt. Pas na de formele bevestiging kan over de aanwezigheid gecommuniceerd worden met de andere deelnemers en pers.

Persbeleid en -begeleiding

  • Wat de opstelling wordt richting de pers, hangt er vanaf of het alleen vermeld hoeft te worden dat er een herdenking is (geweest) of dat een inhoudelijk verslag gewenst is. In het eerste geval is informeren genoeg en volstaat een persbericht. Voor een inhoudelijk verslag moeten journalisten ten minste aanwezig kunnen zijn (dus ook een persuitnodiging), en eventueel ook mensen kunnen spreken.
  • Over het algemeen vormt de aanwezigheid van schrijvende pers geen inbreuk op het programma. Het reserveren van aparte plekken en goede opvang en begeleiding is dan wel verstandig. Als ze mensen willen spreken, is het een optie om van tevoren mensen aan te wijzen die de pers te woord staan (bijvoorbeeld iemand die heeft geholpen in de voorbereiding, de voorzitter van de Stichting, een spreker).
  • Om bij aanwezigheid van fotograferende en filmende pers te zorgen dat het programma niet door hun aanwezigheid verstoord wordt, kan van tevoren aan de hand van de line-up worden vastgelegd op welke momenten gefotografeerd mag worden. Met een professionele fotograaf moeten vooraf afspraken gemaakt worden aan welke media de foto’s verstrekt worden en tegen welke prijs foto’s beschikbaar komen voor de direct betrokkenen. De aanwezigheid van een officiële fotograaf stelt in staat om aan de deelnemers te vragen om hun telefoon uit te zetten en zelf geen foto’s te maken tijdens het programma.
  • Mocht besloten worden om ook televisie aanwezig te laten zijn, dan volstaat één partij, die de beelden kan doorzetten naar andere zendgemachtigden. Wel is ook hier van belang om aan de hand van de line-up van tevoren afspraken maken over waar ze staan en of/hoe ze bewegen. Of de beelden die een technische partij die betrokken bij de organisatie van de herdenking, voldoende kwaliteit hebben voor uitzending, is aan de televisie om te beoordelen.
  • Zorg ook voor regels/afspraken over het gebruik van sociale media, niet alleen met journalisten, maar ook met deelnemers en medewerkers, en de organisaties waarmee gewerkt wordt en hun medewerkers. Is twitteren vanuit de zaal gewenst? Zijn foto’s op facebook van het opbouwen een probleem of niet? Is het een probleem als er iets naar buiten gaat van een generale repetitie?

 

Praktisch

Instrument/tool Toelichting
Aanmeldformulier

Het voorbeeld in dit document vormt een goede basis voor een aanmeldformulier, maar uiteraard kunnen meer of minder gegevens gewenst zijn. Bedenk welke informatie echt nodig is. Het Burgerservicenummer is bijvoorbeeld alleen nodig als er bijzondere veiligheidsmaatregelen gelden. De politie geeft dit dan aan.  

Q&A format genodigden

Genodigden kunnen allerlei praktische vragen hebben. In dit document staan daarvan een aantal voorbeelden.

Voorbeeld programmaboekje

Dit is een voorbeeld van hoe een programmaboekje eruit kan zien. Bij het maken van een programmaboekje is het van belang om eerst te besluiten of het in meerdere talen moet, of teksten van liederen en gedichten moeten worden opgenomen of niet, en of het programma ook wordt opgestuurd of alleen klaarligt op de stoelen. Opsturen vraagt namelijk ook om een andere (lineaire) opmaak.

Q&A format pers

In dit document staan de belangrijkste algemene vragen waarop een journalist in een persbericht of uitnodiging aan de pers al een antwoord wil vinden.

Aanmeldformulier pers

Als pers wordt uitgenodigd, zullen ze zich op een andere manier moeten aanmelden dan de genodigden. Dit is een voorbeeld van de vragen waarop een journalist bij aanmelding antwoord zal moeten geven.