Uitvoering

Blijf bij de uitvoering denken vanuit het verhaal en het doel. Wat moet er straks staan en wat moet daarvoor nu gebeuren?

“Natuurlijk weet je wel dat er veel komt kijken bij de organisatie van zo’n dag. Maar ik had me niet gerealiseerd dat je over zo veel verschillende dingen tegelijk moet nadenken. En ook nog de kosten in de gaten moet houden. Het is best lastig om dat overzicht te krijgen en te houden. Door allerlei vragen van de mensen van de locatie kreeg ik pas door waar we allemaal beslissingen over moesten nemen. Wat kun je zelf en wat kun je echt beter overlaten aan professionals? Pas als je snapt wat er moet gebeuren kun je de taken efficiënt verdelen.”

Voor het organiseren van een herdenking zijn verschillende kwaliteiten nodig. Een goed overzicht van alle taken en verantwoordelijkheden helpt om een logische verdeling te maken. Zorgvuldige afstemming blijft wel belangrijk en iemand moet het totale overzicht houden.

Verschillende taken

In het verhaal zijn de contouren van de herdenking vastgesteld. Nu gaat het er om zaken te concretiseren, uit te werken en te toetsen op haalbaarheid en betaalbaarheid. Afhankelijk van het aantal bezoekers, de complexiteit van het programma en de aard van de locatie(s) kunnen taken geclusterd en verdeeld worden:

  • Programma: de uitwerking van het herdenkingsprogramma met alles wat daar omheen nodig is: inhoudelijk, organisatorisch en technisch. Mogelijke deelprojecten: namen lezen, plechtigheid bij monument.
  • Ontmoeting alle organisatie die komt kijken bij het informeel samenzijn vóór en/of na de ceremonie.
  • Locatie: organisatie van alle overige zaken (niet voor programma en ontmoeting) in en rond de locatie.
  • Communicatie: alle taken rond het informeren, betrekken en uitnodigen van mensen. Ook drukwerk, pers en huisfotograaf vallen onder de communicatie. Mogelijke deelprojecten: registratie aanmeldingen, persbeleid.

Binnen elk cluster van taken kunnen verschillende mensen bezig zijn met de uitvoering. Belangrijk is dat er per cluster één coördinator is die het overzicht houdt en aanspreekpunt is en dat de coördinatoren onderling goed afstemmen.Één projectleider of algemeen coördinator houdt daarbij het totaal overzicht.

Afstemming en coördinatie is ook belangrijk als het gaat om het overleg met externen, zoals de locatie en de technische bedrijven. Voor hen is één aanspreekpunt gewenst waarmee alle afspraken gemaakt worden. Dat betekent dat eerst intern alle vragen en wensen zorgvuldig geïnventariseerd moeten worden.

Bij de organisatie van een herdenking werken amateurs (vrijwilligers)  en professionals samen. Het is belangrijk om stil te staan bij de vraag of men elkaar over en weer goed begrijpt. Aan professionele (technische) partijen moet bij aanvang van de samenwerking gevraagd worden welke informatie, in welke vorm en kwaliteit, op welk moment zij nodig hebben. Andersom is het belangrijk om als organisatie de externe partijen goed mee te nemen in het verhaal en voor te bereiden op de (emotionele) impact die de herdenking kan hebben op de medewerkers.

De uitvoering is niet 'klaar' op het moment dat de herdenking geweest is. Na de dag zelf volgt bijvoorbeeld nog het (nogmaals) bedanken van alle medewerkers en is het belangrijk om op korte termijn een moment te nemen om als organisatie zowel het resultaat als het proces te evalueren. Uit een evaluatie komen namelijk altijd wel punten naar voren die belangrijk zijn voor een volgende keer.
 

Praktisch

Instrument/tool Toelichting
Format planning In dit document zijn de volgorde en samenhang van de activiteiten zijn gevisualiseerd. Het biedt daarmee een basis voor een planning.
Format begroting Alle coördinatoren hebben te maken met de planning en begroting. Een overzicht van de mogelijke kostenposten is te vinden in dit document.

Taakverdeling coördinatoren

De taken per coördinator en de punten waarop samenwerking nodig is, zijn op een rij gezet in dit document
Taakverdeling medewerkers dag zelf

Op de dag zelf zijn er nog extra mensen nodig die helpen. Deze mensen moeten tijdig geworven worden en goed geïnstrueerd. Mensen moeten onderling van elkaar weten  wie wat doet en waarvoor verantwoordelijk is. Dit document geeft een overzicht van een mogelijke taakverdeling.

Checklist evaluatie

Dit document kan gebruikt worden als agenda voor de interne evaluatie.