Opdracht

Bij het organiseren van een herdenkingsbijeenkomst is het belangrijk om vooraf stil te staan bij de inhoudelijke en praktische uitgangspunten. Een duidelijke opdracht voorkomt misverstanden, discussies, frustraties en tijdsverlies.

“Het is best lastig om mensen te vinden die tijd hebben om naast hun werk en gezin de herdenking te organiseren. Er komt toch altijd meer bij kijken dan je denkt en het kost veel tijd. De meeste mensen hebben ook helemaal geen ervaring met het organiseren van zoiets. Wat helpt, is een duidelijke opdracht. Eerst neem je goed met elkaar door wat het kader wordt waarbinnen de werkgroep gaat werken, wat de mogelijkheden en de beperkingen zijn, en wat de herdenking wel is en wat niet. Dat geeft houvast. En later geeft het minder discussie of misverstanden over bijvoorbeeld wie er wel en niet uitgenodigd worden, waar wel of geen budget voor is of over hoe lang het allemaal mag duren. Als je dat soort dingen goed hebt doorgesproken, kan de werkgroep die de bijeenkomst gaat organiseren aan de slag. Als opdrachtgever moet je er dan ook vertrouwen in hebben dat ze er iets moois van maken binnen de gestelde kaders.”

Het is verstandig de uitgangspunten goed door te spreken, vast te leggen en te delen. Voor de jaren erna ligt er dan een vertrekpunt, ook wanneer andere mensen bij de organisatie en uitvoering betrokken zijn, of als er meer of juist minder middelen beschikbaar zijn.

De opdracht wordt geformuleerd en/of goedgekeurd door degenen die eindverantwoordelijk zijn voor de herdenking. Het geeft de projectleider of de werkgroep vervolgens de vrijheid om binnen de gestelde kaders te handelen, zodat niet elke beslissing apart weer door de opdrachtgever beoordeeld hoeft te worden.

Praktisch: hoe ziet een opdracht eruit?

Instrument/tool   Toelichting
Format opdracht

Wanneer duidelijk is wat de behoeften zijn wat betreft een herdenkingsbijeenkomst, kan het de opdracht verder worden uitgewerkt. Het kader waarmee de werkgroep aan de slag zal gaan, omvat ten minste een heldere doelstelling, een beschrijving van de doelgroep, de aard van het programma, de duur van de bijeenkomst, het aanwijzen van de locatie, een signaal of er vergunningen nodig zijn, en het budget. In dit document kan de opdracht worden uitgewerkt. De belangrijkste vragen waarop de opdracht antwoord geeft, worden hierin samengevat. Via het menu hiernaast zijn per onderdeel een toelichting en tips te vinden.